De uitdaging
AgroEcoPower verkoopt landbouwmachines en duurzaamheidsoplossingen aan agrarische bedrijven in meerdere regio's. Het salesteam bestaat uit vijf vertegenwoordigers: Daniel, David, John, Voyta en Martin. Elk van hen bedient een eigen regio en productlijn.
Het probleem was simpel maar hardnekkig. Er waren meer leads dan het team kon bellen. Elke rep had dagelijks een lijst met prospects die gebeld moesten worden, maar tussen klantbezoeken, offertes schrijven en administratie door bleef een groot deel van die lijst onaangeroerd. Leads die niet binnen 24 uur werden gebeld, koelden af. En leads die wel werden gebeld maar niet opnamen, verdwenen in een spreadsheet waar niemand meer naar keek.
Het resultaat: een Pipedrive CRM vol met contacten die ooit warm waren, maar nooit op het juiste moment waren benaderd. Het salesteam wist dat er omzet bleef liggen. Ze hadden alleen geen capaciteit om er iets aan te doen.
De aanpak
We hebben voor AgroEcoPower een AI voice agent gebouwd die we "Ava" noemen. Ava draait op Vapi en is direct gekoppeld aan het Pipedrive CRM van het team.
Automatische outbound calling. Ava belt leads vanuit Pipedrive op basis van vooraf ingestelde criteria. Nieuwe leads, follow-ups, heractivaties. Het maakt niet uit. Zodra een contact in de juiste pipeline-fase terechtkomt, belt Ava. Geen handmatige actie nodig.
Kwalificatie tijdens het gesprek. Ava voert geen verkoopgesprek. Ze stelt gerichte vragen om te bepalen of de lead interesse heeft, wat de tijdlijn is en welk product relevant is. Op basis van die antwoorden classificeert ze de lead als warm, koud of niet bereikbaar.
Automatische meeting booking. Als een lead interesse toont, boekt Ava direct een afspraak via Cal.com. Elke salesrep heeft zijn eigen Cal.com agenda. Ava weet welke rep bij welke regio en productlijn hoort en plant de meeting bij de juiste persoon in. De rep krijgt een notificatie met alle context uit het gesprek.
CRM updates in real-time. Na elk gesprek werkt Ava het Pipedrive record bij. Gespreksnotities, kwalificatiestatus, geplande afspraak. Het salesteam hoeft niets over te typen of handmatig bij te werken.
De resultaten
Het effect was direct merkbaar in de dagelijkse werkstroom van het team.
Outbound calling is volledig geautomatiseerd. De vijf salesreps hoeven niet meer zelf door bellijsten te werken. Ava belt, kwalificeert en plant in. Het team focust op de gesprekken die ertoe doen: de meetings zelf.
Meetings verschijnen automatisch op de agenda van de juiste rep. Geen Slack-berichten met "kun je deze lead even bellen", geen vergeten follow-ups, geen leads die tussen twee reps in vallen. Elke gekwalificeerde lead komt bij de juiste persoon terecht, met context, op een tijdstip dat voor beide partijen werkt.
Het Pipedrive CRM is altijd up-to-date. Voorheen was het CRM een systeem dat het team moest bijhouden naast hun eigenlijke werk. Nu wordt het automatisch gevuld met actuele gespreksdata. Dat maakt rapportages betrouwbaarder en geeft het management zicht op de pipeline zonder het team te hoeven storen.
Wat dit betekent
AgroEcoPower had geen probleem met leadgeneratie. Ze hadden een capaciteitsprobleem. Vijf salesreps kunnen niet tegelijkertijd in het veld zijn en honderden leads bellen. Dat is geen kwestie van harder werken. Dat is een systeemprobleem.
Door de eerste stap van het salesproces te automatiseren (bellen, kwalificeren, inplannen) krijgt het team hun tijd terug voor het werk waar ze goed in zijn: persoonlijk advies geven, relaties opbouwen en deals sluiten. Ava doet het voorwerk. Het team doet de rest.